09.01.2017 von Kommentar schreiben

Effektives Zeitmanagement: Methoden, Tipps, Tools & Apps für deinen Erfolg

Perfektes Zeitmanagement - Tipps, Tools und Methoden

Erreichst du deine Ziele?

Schaffst du es, alle deine Aufgaben zu erledigen?

Es gibt unzählige Zeitmanagement Methoden, die wir anwenden können. Diverse Tools, die uns bei unseren täglichen Aufgaben unterstützen sollen und Unmengen Apps, die uns die Arbeit auch unterwegs vereinfachen.

Aber welche davon funktionieren wirklich? Welche helfen dir bei der Priorisierung und verhelfen wirklich zu mehr Effizienz?

Ehrlich, ich weiß es nicht. Diese Fragen musst du selbst beantworten. Aber damit du dich nicht wochenlang in das Thema einlesen musst, habe ich einen Experten eingeladen, der seine Erfahrung teilt. Er verrät uns seine besten Tipps und den Schlüssel zum Erfolg.

Egal ob privat oder beruflich!

Los geht’s!

Der folgende Artikel ist ein Gastbeitrag von Dennis Fischer. Dennis beschäftigt sich seit über zehn Jahren mit dem perfekten Zeitmanagement und hat so ziemlich alle vorhandenen Bücher dazu gelesen, hunderte von Apps getestet und selbst mit unzähligen Zeitmanagement Methoden und Tools experimentiert. Hier gibt er seine wertvollsten Erkenntnisse und besten Tipps preis.

Hinweis: Alle erwähnten Bücher führen per Affiliate-Link direkt zu Amazon. Ich sage Danke und wünsche viel Spaß beim Lesen! ;-)

Du erfährst in diesem Beitrag,

  • wie gut dein Zeitmanagement schon ist,
  • warum Ziele der Schlüssel zum Erfolg sind,
  • welche Zeitmanagement Methoden & Tools dir beim Bearbeiten deiner Aufgaben am besten helfen,
  • warum weniger oftmals mehr ist,
  • wie du spielerisch deine E-Mails bearbeitest.

Startpunkt: Sammle deine Aufgaben verschaffe dir einen Überblick

Bist du mit deinem aktuellen Zeitmanagement unzufrieden? Halt! Vielleicht ist es gar nicht so schlecht, wie du denkst. Vielleicht ist es aber auch noch viel schlechter!

Um das objektiv betrachten zu können, solltest du mindestens eine Woche deinen Tagesablauf beobachten und detailliert festhalten. Da du vermutlich den Großteil des Tages am Computer arbeitest, empfehle ich dir das Tool RescueTime. Hier bekommst du einen schonungslosen Überblick womit du deine Zeit am Computer verbringst. Du erhältst jede Woche einen Report per E-Mail und siehst sofort, welche Websites, du dir eher blocken lassen solltest (dazu später mehr).

Eine meiner Bibeln in Bezug auf die Themen Selbstmanagement und Produktivität ist das Buch Getting Things Done* von David Allen. Die wichtigste Lehre dieses Meisterwerkes ist es, alles schriftlich festzuhalten.

Das bedeutet alles, was dir in den Kopf schießt, zu notieren und in deinem System abzulegen. Damit ist dein Kopf wieder frei für neue (und wichtigere) Gedanken und du hängst nicht den ganzen Tag gedanklich bei der Zahnpasta, die du abends noch kaufen musst.

Oder dem Artikel, den du unbedingt lesen willst.

Oder der E-Mail, die du noch schreiben musst.

Oder, oder, oder.

Wenn unser Gehirn wirklich intelligent wäre, würde es uns genau dann an die Zahnpasta erinnern, wenn wir im Supermarkt stehen. Meistens fällt uns die leere Tube aber erst beim Zähneputzen vor dem Schlafengehen wieder ein. Die Lösung ist, deine To-dos in einem verlässlichen System zu sammeln.

Hierzu kann ich dir drei To-do-Listen & Zeitmanagement Apps empfehlen (die Links findest du in der Box weiter unten):

  1. Ich selbst nutze todoist und bin sehr zufrieden damit. Du kannst deine To-dos schnell anlegen, ihnen direkt eine Deadline zuweisen und im jeweiligen Ordner ablegen.

  2. Ähnlich funktioniert Wunderlist, das noch etwas schlichter im Design, intuitiver in der Nutzung und in der Free-Version damit besser für Einsteiger geeignet ist. Ich weiß, dass Robert diese App sehr gerne nutzt.

  3. Wenn du dir deine Ideen gerne visualisierst, kannst du die App simplemind einmal ausprobieren. Mit ihr kannst du hübsche Mindmaps direkt auf dem Smartphone erstellen.

Next Step: Setze dir Ziele und priorisiere deine Aufgaben

Hast du manchmal auch das Gefühl, dass zu viele Aufgaben auf dich einstürzen und du nicht weißt, wo du anfangen sollst? Die folgenden Tools werden dir helfen deine wichtigsten Aufgaben, die sogenannten "MIT" (Most Important Tasks), zu bestimmen.

Aber warum ist das so wichtig? Ganz einfach: alle erfolgreichen Menschen haben viel mehr To-dos auf ihrer Liste, als sie in ihrem ganzen Leben abarbeiten könnten. Sie sprudeln vor Ideen und wenn sie eine Aufgabe erledigt haben, sehen sie schon wieder zwei neue Baustellen. Wie schaffen sie es aber dennoch produktiv zu sein und nicht vor dem Berg an Aufgaben zu kapitulieren?

Der Schlüssel zum Erfolg ist, dir konkrete Ziele zu setzen. Hast du dir bereits Gedanken zu deinen privaten und beruflichen Zielen für dieses Jahr gemacht? Hast du sie schriftlich fixiert und an einem Ort angebracht, an dem du immer wieder an sie erinnert wirst?

Falls du hierzu noch Denkanstöße benötigst, kann ich dir zwei Bücher ans Herz legen: Die 7 Wege zur Effektivität* von Stephen Covey ist mein absolutes Lieblingsbuch in Bezug auf das Thema "Persönliche Mission". Die darin enthaltenen Denkanstöße helfen dir definitiv bei der Zielsetzung.

Weitere spannende Übungen enthält das Buch Business Model You*. Es wird dich ein großen Schritt weiterbringen auf dem Weg zu deinem persönlichen "Sinn des Lebens"!

„Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige.“ – Lucius Annaeus Seneca

Die beste Folgeerscheinung von konkreten Zielen ist, dass dir die Priorisierung deiner To-dos wesentlich leichter fallen wird.

Hierfür hat sich für mich das bekannte Eisenhower-Prinzip bewährt. Ich sammle erst meine wichtigsten Aufgaben pro Woche auf einer Liste und übertrage sie dann in die unten abgebildete Eisenhower-Matrix. So kann ich die einzelnen Aufgaben in Relation zueinander setzen und dadurch die wirklich wichtigen von den lediglich dringenden Aufgaben unterscheiden. So entstehen Prioritäten.

 

Zeitmanagement nach dem Eisenhower Prinzip

 

Im nächsten Schritt muss ich die Aufgaben in den Quadranten "wichtig und dringend" (Kategorie A) sowie „wichtig, aber nicht dringend“ (Kategorie B) in meine Wochenplanung aufnehmen. Die wichtigsten A-Aufgaben erledige ich meistens sofort. Für die B-Aufgaben nehme ich meinen Kalender zur Hand und setze mir fixe Termine. So verhindere ich, dass der Kalender durch kleinere C oder sogar D-Aufgaben gefüllt wird, weil diese evtl. kurzfristig mehr Spaß machen, mich aber langfristig nicht näher zu meinem Ziel bringen.

Diese Art der Planung wird sehr gut in folgendem Video verdeutlicht. Hier erklärt der deutsche Zeitmanagement Experte Lothar Seiwert anhand von großen Steinen und kleinen Kieseln, warum man immer zuerst die dicken Brocken einplanen sollte:

 

 

 

Jetzt fragst du dich vermutlich: „Das ist ja ein toller Prozess, aber wie kann ich diese Methoden in meinen Alltag integrieren?“

Hierzu kann ich dir den Passion Planner empfehlen. Ich arbeite seit zwei Jahren selbst mit ihm und finde ihn ideal aufgemacht um meine Ziele zu definieren, meine konkreten To-dos daraus abzuleiten und sowohl wöchentlich als auch monatlich eine kurze, strukturierte Rückschau durchzuführen.

Wenn du deine Planung lieber digital durchführst, kannst du Trello oder dessen Weiterentwicklung Zenkit verwenden. Vor allem die verschiedenen Ansichten von Zenkit eignen sich hervorragend um Aufgaben zu sammeln, zu organisieren und abzuarbeiten.

 

Ran an den Speck! Erledige deine Aufgaben

Im Projektmanagement sagt man "Failing to plan is planning to fail".

Aber auch eine hervorragende Planung nimmt dir nicht die Bearbeitung deiner Aufgaben ab. Im folgenden erfährst du mit welchen Tools du dir beim konkreten Bearbeiten eine Menge Zeit sparen kannst.

Brian Tracy schreibt in seinem legendären Buch Eat That Frog!*, dass du am Morgen mit der Aufgabe beginnen solltest, auf die du am wenigsten Lust hast. Es kostet zwar viel Überwindung, aber wenn du diese Aufgabe nicht den ganzen Tag vor dir herschiebst, sondern direkt bearbeitest, wirst du ein unglaubliches Glücksgefühl erleben.

Probiere es aus!

 

Dabei ist es wichtig eine Aufgabe nach der anderen zu bearbeiten und nicht zu versuchen alles gleichzeitig erledigen zu wollen. „One thing at a time“ lautet der magische Satz.

Eine Methode, die dich dabei unterstützt, ist die sogenannte Pomodoro-Technik. Sie funktioniert folgendermaßen: Du stellst dir einen Timer auf 25 Minuten. Du suchst dir eine Aufgabe, die in dieser Zeit zu erledigen ist und widmest dich nur dieser Aufgabe. Gleichzeitig versuchst du jegliche Ablenkung (Telefon, Messenger, E-Mail) auszuschalten um nicht deinen Fokus zu verlieren.

Nach den 25 Minuten gönnst du dir 5 Minuten Pause, bevor der nächste Zyklus startet. Das ganze führst du vier Mal durch und genießt dann deine wohlverdiente längere Pause. Wenn dir dein normaler Timer nicht genügt, kann ich dir die App Focus Keeper (iOS) oder ClearFocus (Android) empfehlen, die ich selbst gerade beim Schreiben dieses Artikels verwende =)

 

Dennis' Lesetipps

 

Getting Things Done Die 7 Wege zur Effektivität Eat That Frog!

Übrigens: Weniger ist mehr

Trotz konkreter Ziele und Prioritäten fällt es vielen Menschen schwer sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie lassen sich leicht ablenken oder nehmen zusätzliche unwichtige Aufgaben an, weil sie sich nicht trauen „Nein“ zu sagen.

Versuche einmal eine ganze Woche bei jeder neuen Aufgabe, die auf dich zukommt, dir zu überlegen, wie du diese ablehnen oder weiter delegieren könntest. Einen Teil der Aufgaben wirst du sicherlich auf deine Liste nehmen müssen, aber vielleicht gelingt es dir ja die besonders unnötigen (C- oder D-Aufgaben) abzulehnen und dir somit Zeit für wichtige Aufgaben zu schaffen.

„Most of us spend too much time on what is urgent and not on what is IMPORTANT“ – Stephen Covey

Solltest du keine Kollegen haben, an die du diese Aufgaben delegieren kannst, probiere es einmal mit einem virtuellen Assistenten. Es gibt zahlreiche Anbieter im Internet, die dir auf Stundenbasis virtuelle Assistenten zur Verfügung stellen, die für dich Rechercheaufgaben oder ähnliche Tätigkeiten durchführen können.

Bekannt geworden ist dieses Angebot vor allem durch das Buch Die 4-Stunden-Woche* von Tim Ferriss.

Was solltest du außerdem bei deiner täglichen Planung berücksichtigen?

Bündele deine Aufgaben! Bedeutet, dass du nicht alle 30 Minuten deine verschiedenen Eingangskanäle checken musst, sondern es ausreichen sollte, wenn du 3-4 Mal pro Tag durch deine Inboxen (Mail, Social Media, Messenger etc.) gehst und deine Nachrichten beantwortest.

Trotz all dieser Produktivitäts-Tricks solltest du nicht übermütig werden. Selbst Profis verplanen sich maximal 60% ihrer zur Verfügung stehenden Zeit und wissen, dass sich die anderen 40% mit unvorhergesehenen Dingen füllen werden. Alles, was über 60% verplante Zeit hinausgeht, führt nur dazu, dass du deine Aufgaben an diesem Tag nicht schaffst, sie dadurch auf den nächsten Tag schieben musst und somit langfristig das Vertrauen in dein eigenes System verlierst.

Um meine eigene (völlig normale) mentale Schwäche zu überlisten und meine Zeit nicht auf Facebook, YouTube oder anderen Kanälen zu verschwenden, nutze ich die Chrome Erweiterung "StayFocusd". Seitdem bin ich nur noch nachmittags auf Facebook zu erreichen!

 

Besonders wichtig: Effektives E-Mail Management

Zum Abschluss möchte ich noch einmal intensiver auf ein Thema eingehen, mit dem wir alle zu kämpfen haben: Unsere E-Mails.

Ich vermute es geht dir auch so, dass du mindestens eine Stunde täglich mit deinen Mails verbringst. Der durchschnittliche deutsche Arbeitnehmer verbringt sogar 1,5 - 2 Stunden pro Tag damit.

Wenn man bedenkt, wie wenige dieser Mails wirklich wichtig sind und wie viele tatsächlich in die Kategorien C und D fallen, ist die pro Woche aufgewendete Lebenszeit von bis zu 10 Stunden wirklich zu schade.

Wenn du es nicht schon bereits getan hast, gehe jetzt in dein E-Mail Programm (und auch in deine anderen Messenger) und schalte die Push-Popup-zeitfressenden-ablenkenden Nachrichten aus! Du bestimmst, wann du dich deinen Mails widmest und nicht umgekehrt!

 

Im Anschluss kann ich dir sehr empfehlen dich intensiver mit dem Thema „Filter und Regeln“ auseinander zu setzen. Du kannst in den meisten E-Mail Programmen automatische Regeln erstellen, die Mails bestimmter Absender oder mit einem bestimmten Betreff direkt in den entsprechenden Ordner verschieben. Somit bleibt dein Posteingang sauber und es genügt wenn du diesen Ordner einmal pro Tag oder sogar noch seltener durchgehst.

Tipps für effektives E-Mail-Management

Beim Bearbeiten deines Posteingang gibt es zwei wichtigen Dinge zu beachten: 

  1. One touch: Das bedeutet, jede E-Mail die du öffnest, schließt du nicht wieder, bevor du nicht entschieden hast, was der nächste Schritt ist (gemäß der Eisenhower Methode). Kannst du sie löschen? Musst du sie weiterleiten? Entsteht daraus ein To-do, das du auf deine Liste setzen oder noch besser delegieren kannst?

  2. Zero Inbox: Am Ende des Tages sollte dein Ziel sein, eine völlig leere Inbox zu hinterlassen; ergo du hast die ganze Arbeit "erledigt". Wenn du die Tipps aus dem vorhergehenden Abschnitt berücksichtigst, sollte das kein Problem sein.

Merke dir: Die Inbox ist ein Eingang, keine Ablagefläche. Das gilt übrigens auch für deine physische Inbox, in der du Briefe, Zeitschriften etc. sammelst.

Das Buch Die 5 Entscheidungen: Prinzipien für außergewöhnliche Produktivität* hat mir hierzu enorm viele Denkanstöße geliefert. Bei meiner anschließenden Recherche bin ich auf das Tool unroll.me gestoßen und finde es genial. Du musst der Seite Zugriff auf deine E-Mails gewähren. Es scannt rund um die Uhr deinen Posteingang und sammelt alle Newsletter und ähnliche weniger wichtige Mails um sie dir dann zu einem, von dir definierten Zeitpunkt, gebündelt zu schicken. Welche E-Mails in die Sammlung aufgenommen werden sollen kannst du dabei natürlich individuell einstellen.

Somit wirst du nicht ständig aus deiner Arbeit gerissen und hast die Bearbeitung der Newsletter gebündelt.

 

Fazit

Da es mir wichtig ist, dass du diesen Artikel nicht nur liest und denkst "Ganz interessant, vielleicht sollte ich einige der Tipps wirklich mal umsetzen", empfehle ich dir jetzt direkt mit zwei Dingen zu starten:

  1. Installiere dir RescueTime. Die Software kann dann die nächsten 2-3 Wochen im Hintergrund laufen und gibt dir einen sehr guten Überblick über deine Zeitfresser.

  2. Lade dir eine der empfohlenen Apps herunter. Notiere ab sofort alle To-dos (und auch alle anderen Ideen), die dir in den Kopf kommen. Du wirst merken, wie du Stück für Stück deinem System vertrauen lernst und dabei den Kopf frei für andere Gedanken hast.

Ich freue mich, wenn du möglichst viele Dinge umsetzt und bin gespannt auf dein Feedback in den Kommentaren!

Die besten Zeitmanagement Apps

  • RescueTime – für Time Tracking (läuft im Hintergrund)
  • Wunderlist – für Aufgabenlisten und -planung
  • Todoist – für Aufgabenlisten und -planung
  • simplemind – für visuelle Notizen in Form von Mindmaps
  • Zenkit – für individuelles Projektmanagement
  • Trello – für effektives Projektmanagement
  • Einen Pomodoro-Timer deiner Wahl
  • unroll.me – für eine saubere Inbox

Über den Autor

Porträt von Dennis Fischer

Dennis Fischer konsumiert leidenschaftlich gerne Business-Ratgeber. Damit du möglichst wenig Zeit mit der Auswahl der wirklich interessanten Ratgeber verbringen musst, empfiehlt er auf www.52ways.de jede Woche ein entsprechendes Buch, durch das du schneller, effizienter und insgesamt erfolgreicher wirst.

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